Leasing Consultant

Position: Leasing Consultant FLSA Status: Non-Exempt Reports to: Property Manager 

General Purpose 

The Leasing Consultant provides information, onsite tours of the community, with the intent to lease apartments to prospective residents; provides customer service to existing residents to make a positive impact for the property. 

Essential Duties and Responsibilities 

• Actively participate in leasing and marketing of the community to maximize occupancy. 

• Stand to meet and greet clients, prospects, and residents in a friendly and welcoming manner, always conforming to Fair Housing regulations. 

• Maintain the highest level of customer service and online presence to obtain satisfactory scores on surveys/reviews from residents and prospects. 

• Answer lease related questions in-person, over the phone or electronically. Involve Property Manager or Assistant Manager as needed. 

• Tour community, amenities and vacant apartments with prospects and have current knowledge of apartment specifications, vacancies, notices, and rental rates. 

• Advance preparation for new resident’s move-in by completing the Lease File Checklist prior to move in date by inspecting the unit, making sure the lease paperwork and keys are ready. 

• Utilize the lead management system, record all activity and accomplish daily follow up with all prospective residents in accordance with the policy of the property. 

• Inspect the model apartments and target apartments and tour path to ensure they are ready to show and make a good first impression to the potential residents. 

• Review current rental rates, apartment sizes, availability, and the amenities of property, and understand and utilizes Revenue Management System (if applicable). 

• Responsible for having a thorough knowledge of the surrounding area, comparable communities in the area, schools, shopping, bus lines, and be able to convert the knowledge into a selling benefit for the property. 

• Shop competitive properties in person and over the phone, and understand their pricing, fees, concessions, and amenities. 

• Develop full knowledge of application information required, understand the screening process and be familiar with the resident selection criteria. 

• Understand and maintain an on-going resident retention program under the direction of the Property Manager. 

• Maintain knowledge of current market conditions, as it pertains to your competition. 

• Send renewal letters to residents and track the number of renewals. 

• Courteously process resident communications including service requests, entering the request into Yardi and communicating the request to the Service Team. 

• Accurately complete lease forms and collect rental deposits. 

• Responsible for maintaining and updating Leasing Binder. 

• Responsible for uploading all resident and property files to Yardi in accordance with the Resident File Policy in the Operations Manual. 

• Clear and organize the desk and office areas to present a professional and pleasant “curb appeal” of the property. 

• Efficient and timely processing of all required administrative forms, reports and related information. 

• Attendance is imperative and this position will be required to maintain onsite hours. 

• Other duties as assigned. 

Job Qualifications 

Knowledge: 

• Knowledge of web platforms for virtual tours (i.e., Zoom) 

• Competence in personal computer skills, Microsoft Office, (including Word, Excel, and Outlook). 

• Yardi/Entrada experience is a plus. 

• Basic math skills required. 

• Learn and display knowledge of lease terms, unit specifications and all community policies. 

• Achieve Fair Housing certification (within 3 days) prior to interaction with prospects and residents. 

Skills: 

• Strong oral and written communication skills 

Ability: 

• Maintain a positive attitude, professional appearance, and courteous disposition always. 

• Demonstrate ability to apply principles of logical thinking to define problems, collect pertinent data, establish facts, draw valid conclusions, and initiate appropriate course of action. 

• Ability to learn new software. 

Experience: 

• 1-2 years sales and customer service experience. 

Education: 

• High School diploma or equivalent 

Working Conditions 

• Continually need to maintain interpersonal communications. 

• Continually need to interact with customers. 

• Continually need to comprehend and follow established instructions. 

• Rare to occasional ability to lift and carry up to 20 pounds. 

• Occasional to constant sitting. 

• Frequent to constant walking. 

• Occasional to frequent climbing stairs. 

• Rare to occasional simple grasping 

• Occasional twisting of the neck and waist. 

• Occasional reaching at or below the shoulder level. 

• Frequent usage of verbal communication equipment. 

• Rare to occasional squatting/bending/stooping. 

• Occasional to Constant Repetitive Fine Manipulation.